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随着企业数据量的不断增加，文档外发成为了一个不可避免的需求。然而，很多企业在文档外发过程中存在着很多问题，如数据泄露、信息误用等。因此，如何保证文档外发的安全性和高效性成为了企业亟待解决的问题。飞驰云联Ftrans的文件收发系统针对文档外发的控制和安全提供了一站式的解决方案。

一、文档外发控制：实现高效协作的最佳实践

1、控制文档外发范围

企业明确规定文档外发的范围和用途。只有那些真正需要被外发的文档才能够被发送出去，同时要确保这些文档的内容不会涉及到企业的核心机密。Ftrans可以针对文件设置涉密等级的标签，方便业务人员对文件传输范围的把控。

2、控制文档外发方式

文档外发应该采用加密、水印等方式来保证文档的安全性。同时，应该尽量避免使用电子邮件等不安全的渠道进行文档外发，以防止数据泄露。Ftrans有专属的外发链接，无需借助第三方的传输渠道，可以控制接受者的权限、访问或者下载次数等。

二、文档外发安全：掌控数据安全的关键

1、文档外发流程

飞驰云联拥有一套完善的文档外发流程审批系统，包括文档外发的申请、审核、转审等环节。只有通过审核的文档才能够被发送出去，从而保证文档的安全性。

2、文档加密机制

对于需要被外发的文档，飞驰云联会自动进行AES256加密，确保传输过程的安全。

3、文档水印机制

为了防止文档被非法复制或盗用，飞驰云联采用水印机制来对文档进行标识。水印采用难以去除的方式进行设置，从而避免文档被非法复制或盗用。

文档外发是企业在日常工作中不可避免的需求，但同时也存在着很多风险。飞驰云联文件收发系统通过控制文档外发范围、方式、时间以及建立文档加密机制、水印机制等措施，企业可以有效地保证文档外发的安全性和高效性。